Документы

Документы поставщиков

Загрузите счета, УПД и акты поставщиков, проверьте распознанные данные и сопоставьте оплаты.

В режиме «Подробно» — тонкости и особые случаи к каждому шагу.

Содержание

1Загрузите документ
2Проверьте и подтвердите
3Оплата и долги

Подготовьте: для сканов и фото — ключ Sota OCR в «Настройки → Подключения → Распознавание документов»; XML из ЭДО и PDF с текстом читаются без ключа.

1

Шаг 1 из 3

Загрузите документ

Бухгалтерский контур→Документы поставщиков

«Загрузить» — XML или архив из ЭДО, PDF, скан, фото; можно несколько файлов сразу.
Или отправьте файл боту в мессенджере → «Во входящие».
Без файла — «+ Счёт поставщика вручную» или «+ УПД / акт вручную».

XML из ЭДО загружается без распознавания изображения; реквизиты и состав документа всё равно нужно проверить. Скан и фото — распознаванием Sota OCR и ИИ: такой документ встаёт «на проверку». Повторно загруженный документ не задваивается. ИИ-агенты загружают документы через MCP — например, целую папку сканов.

2

Где это в программе

Пример · БЭФИ

1 файлы любого вида → 2 «Загрузить»

3

Шаг 2 из 3

Проверьте и подтвердите

Документы поставщиков→документ

Поставщик найден по ИНН, договор — по основанию, строки — по номенклатуре; новые заводятся сами.
Статья расходов, срок оплаты → «Сохранить и подтвердить».

Номенклатура поставщика сопоставляется с вашей один раз и запоминается: «как у поставщика» → ваша позиция с учётным номером. Блок «Как распознано» показывает, откуда взято каждое поле.

4

Где это в программе

Пример · БЭФИ

1 статья → 2 подтвердить

5

Шаг 3 из 3

Оплата и долги

Документы поставщиков→Долги поставщикам

«Оплатить через банк» — платёжка черновиком в интернет-банк (глава «Платежи на подпись»).
Оплата из выписки гасит документ сама: номер в назначении → та же сумма → по порядку дат.
«Долги поставщикам» — кому, сколько и с какого срока.

Сканы, подписанные экземпляры, файлы ЭДО хранятся у документа. Долги и просрочка считаются по документам; по договорам — галочкой в «Настройки → Учёт → Налоговые отчёты и долги».

6

Где это в программе

Пример · БЭФИ

1 долг и срок → 2 платёжка в банк

7

Другие инструкции

Начало работы