БЭФИ.Скачать БЭФИ Флеш

Счёт и УПД

Документы

Счёт и УПД

Выставить счёт, получить оплату, отгрузить по УПД — со счётом или без, частями или сводно — и отправить покупателю или в ЭДО.

В режиме «Подробно» — тонкости и особые случаи к каждому шагу.

Содержание
  1. 1Выставьте счёт
  2. 2Отправьте счёт и получите оплату
  3. 3УПД по счёту
  4. 4УПД без счёта
  5. 5Рамочный счёт — аванс по договору
  6. 6PDF и ЭДО
  7. 7Исправленный и корректировочный УПД

Подготовьте: реквизиты вашего юрлица, подпись и печать (Настройки → Юрлицо), ИНН покупателя.

Важно. Счёт на оплату — не первичный документ: отгрузку подтверждает УПД. Со статусом 1 УПД — ещё и счёт-фактура: его дата — не позднее 5 дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК). Расхождения «оплачено, но не отгружено» и наоборот — в «Сверка оплат и УПД».

1
Шаг 1 из 7

Выставьте счёт

Бухгалтерский контур→Счета→+ Выставить счёт

  1. Покупатель — начните вводить название или ИНН. Нового нет — «+ Добавить по ИНН»: реквизиты подтянутся сами.
  2. Позиции: наименование, количество, цена, НДС. Новые позиции попадут в справочник «Товары и услуги» сами.
  3. «Сохранить счёт» — счёт «Выставлен» и сразу в долгах покупателя и прогнозе поступлений.
Цены с НДС или без — переключатель «Цены» над позициями: программа сама посчитает НДС в нужную сторону. Договор выбирается в счёте — он попадёт в основание УПД. Похожий счёт удобно сделать кнопкой «Копия» в карточке старого.
2
Где это в программе

1 покупатель → 2 позиции → 3 «Сохранить счёт»

3
Шаг 2 из 7

Отправьте счёт и получите оплату

Счета→счёт

  1. «Скачать счёт PDF» — с подписью и печатью; или «Отправить себе в мессенджер» и переслать покупателю.
  2. Подключён эквайринг — «Создать ссылку»: покупатель оплатит картой или по СБП.
  3. Оплата из выписки привяжется к счёту сама — по номеру счёта в назначении платежа или по сумме.
Порядок оплаты частями — в спецификации к счёту: кнопки «100% аванс», «50 / 50», «Две суммы». Не привязалась оплата — откройте операцию и выберите счёт вручную. Статус счёта («оплачен частично», «оплачен») программа меняет сама.
4
Где это в программе

1 PDF покупателю → 2 ссылка на оплату картой или СБП

5
Шаг 3 из 7

УПД по счёту

Счета→счёт→Оформить УПД

  1. В карточке счёта нажмите «УПД» и заполните блок «УПД по счёту».
  2. Статус 1 — счёт-фактура + передаточный (вы с НДС); статус 2 — только передаточный (без НДС).
  3. «Что отгружаем»: весь счёт или часть — указать количество → «Оформить УПД».
Отгрузка частями — оформляйте УПД на часть, потом «на остаток»: в счёте видно «отгружено / осталось». Сводный УПД — несколько счетов одного покупателя одной отгрузкой: галочки «добавить другие счета». Номер УПД программа ставит по порядку сама.
6
Где это в программе

1 статус → 2 весь счёт или часть → 3 «Оформить УПД»

7
Шаг 4 из 7

УПД без счёта

Бухгалтерский контур→УПД→+ УПД без счёта

  1. Нажмите «+ УПД без счёта» — как «Реализация» в 1С.
  2. Покупатель, позиции, статус — так же, как в счёте.
  3. «Сохранить УПД» — он сразу в отгрузках, книге продаж (статус 1) и долге покупателя.
Счёт не обязателен — это не первичный документ (ст. 9 402-ФЗ). Оплата покупателя привяжется прямо к такому УПД. Строки потом меняются кнопкой «Изменить строки» в карточке УПД. Договор, если выбран, печатается в основании передачи (строка 8).
8
Где это в программе

1 «+ УПД без счёта» — отгрузка напрямую

9
Шаг 5 из 7

Рамочный счёт — аванс по договору

Счета→счёт→Рамочный счёт — аванс по договору

  1. Покупатель платит одним счётом по договору, а отгрузки идут частями на другие суммы — отметьте в счёте «Рамочный счёт» (нужен договор).
  2. Отгрузки — УПД без счёта с тем же договором: аванс зачитывается в них по порядку дат, у каждой — «Из аванса», статус «оплачен».
  3. В «Сверке оплат и УПД» у рамочного счёта — аванс: получено, зачтено в отгрузки, остаток.
Красное — только по делу: отгрузили больше аванса и прошёл срок оплаты — обычный долг; остаток аванса не закрыт отгрузками дольше срока — из спецификации, договора или 90 дней. Поставщики — так же: «Рамочный счёт» в счёте поставщика во «Входящих», его оплата закрывает УПД поставщика.
10
Где это в программе

1 отгрузки гасят аванс → 2 остаток и срок

11
Шаг 6 из 7

PDF и ЭДО

УПД→карточка УПД

  1. «Скачать PDF» — печатная форма с подписью и печатью.
  2. Для ЭДО — «Пакет для ЭДО (ZIP: XML)»: загрузите его в Диадок, Контур или Saby.
  3. «Проверить по схеме» — программа сверит XML с форматом ФНС до отправки.
Подключён Такском-Ассистент — кнопка «Отправить в ЭДО» передаёт подтверждённый УПД Ассистенту для подписи и отправки. Передача ещё не означает доставку покупателю: проверьте ответ в «Настройки → Подключения → ЭДО». Бухгалтеру в 1С счета и УПД передаются одним файлом — глава «Обмен с 1С».
12
Где это в программе

1 PDF → 2 архив для ЭДО → 3 проверка по схеме ФНС

13
Шаг 7 из 7

Исправленный и корректировочный УПД

УПД→карточка УПД→Оформить исправление

  1. Ошибка в уже отправленном УПД — «Оформить исправление № 1»: тот же номер и дата, плюс номер и дата исправления.
  2. Изменились количество или цена после отгрузки — «Составить корректировочный» (УКД).
  3. Раз в неделю загляните в «Сверка оплат и УПД»: оплачено, но не отгружено — и наоборот.
Исправление или корректировка. Исправление — когда в документе ошибка (реквизиты, цена по ошибке). Корректировочный — когда стороны договорились изменить отгрузку уже после неё (возврат, скидка). После изменения проверьте книги НДС. Отправка УКД через Такском-Ассистент не поддерживается: используйте кабинет оператора и доступный файл документа.
14
Где это в программе

1 расхождение → 2 исправление в карточке УПД

15
Другие инструкции
Начало работы
Деньги и банк
Документы
Отчёты
Налоги
Сотрудники
Помощники
Программа
16
Следующая глава

Обмен с 1С

Счета и УПД — бухгалтеру в 1С одним файлом; выписка из БЭФИ — в 1С; остатки из 1С — в БЭФИ. Работаем рядом с 1С, а не вместо неё.

Скачать БЭФИ Флеш бесплатноКупить БЭФИ. Учётная программаВсе инструкции
17